Bởi đội ngũ ViRFQ|Cập nhật: Tháng 02/2026|~8 phút đọc
Proforma Invoice là gì? Hướng dẫn lập hóa đơn chiếu lệ
Proforma Invoice (PI) hay hóa đơn chiếu lệ là chứng từ được sử dụng rộng rãi trong giao dịch xuất nhập khẩu, đặc biệt trong giai đoạn đàm phán và chuẩn bị hợp đồng. Đây là bước đầu tiên trước khi tiến đến Commercial Invoice chính thức.
Bài viết này giúp bạn hiểu Proforma Invoice là gì, khi nào cần sử dụng, và cách lập hóa đơn chiếu lệ chuẩn.
1. Proforma Invoice là gì?
Proforma Invoice (viết tắt: PI) là chứng từ do người bán phát hành, cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, giá cả và điều kiện giao dịch dự kiến trước khi hàng được giao. "Proforma" trong tiếng Latin có nghĩa là "theo hình thức" – thể hiện đây chỉ là bản dự thảo, chưa phải hóa đơn chính thức.
Lưu ý quan trọng: Proforma Invoice KHÔNG có giá trị thanh toán. Đây là công cụ đàm phán và chuẩn bị, không phải chứng từ yêu cầu thanh toán như Commercial Invoice.
2. Mục đích sử dụng Proforma Invoice
① Báo giá chính thức
Thể hiện cam kết của seller về giá, số lượng, điều kiện giao dịch cho một đơn hàng cụ thể.
② Mở L/C
Buyer sử dụng PI để yêu cầu ngân hàng mở Letter of Credit.
③ Xin giấy phép nhập khẩu
Một số quốc gia yêu cầu PI để cấp giấy phép nhập khẩu hoặc ngoại hối.
④ Ước tính chi phí
Giúp buyer tính toán tổng chi phí: giá hàng, vận chuyển, thuế, bảo hiểm trước khi quyết định.
3. Nội dung Proforma Invoice
| Mục | Nội dung |
|---|---|
| Tiêu đề | Ghi rõ "PROFORMA INVOICE" |
| PI No. & Date | Số và ngày lập |
| Seller | Tên, địa chỉ, liên hệ người bán |
| Buyer | Tên, địa chỉ người mua |
| Description | Mô tả hàng hóa chi tiết |
| Quantity/Price | Số lượng, đơn giá, tổng tiền |
| Incoterms | Điều kiện giao hàng (FOB, CIF...) |
| Payment Terms | Phương thức thanh toán |
| Delivery | Thời gian giao hàng dự kiến |
| Validity | Thời hạn hiệu lực của báo giá |
4. So sánh Proforma Invoice và Commercial Invoice
| Tiêu chí | Proforma Invoice | Commercial Invoice |
|---|---|---|
| Thời điểm | Trước khi giao hàng | Sau khi giao hàng |
| Giá trị pháp lý | Không (bản nháp) | Có (chứng từ chính thức) |
| Thanh toán | Không dùng để thanh toán | Căn cứ thanh toán |
| Chỉnh sửa | Có thể thay đổi | Gần như không đổi |
| Hải quan | Hỗ trợ xin giấy phép | Chứng từ thông quan |
5. Cách lập Proforma Invoice
- Sử dụng letterhead: In trên giấy có tiêu đề công ty
- Ghi rõ "PROFORMA INVOICE": Tránh nhầm lẫn với Commercial Invoice
- Đánh số PI: Theo quy tắc nhất quán (VD: PI-2026-0001)
- Điền đầy đủ thông tin: Seller, Buyer, mô tả hàng, giá, điều kiện
- Ghi thời hạn hiệu lực: Thường 15-30 ngày
- Ký và đóng dấu: Xác nhận cam kết của seller
6. Câu hỏi thường gặp
Proforma Invoice là gì?
Proforma Invoice (PI) là hóa đơn chiếu lệ - bản dự thảo của hóa đơn thương mại, được người bán phát hành để thông báo các điều khoản giao dịch dự kiến trước khi hàng được giao. PI không có giá trị thanh toán chính thức.
Proforma Invoice khác Commercial Invoice như thế nào?
Proforma Invoice được phát hành TRƯỚC khi giao hàng, không có giá trị thanh toán, có thể chỉnh sửa. Commercial Invoice được phát hành SAU khi giao hàng, có giá trị pháp lý để thanh toán và thông quan, thông tin gần như không thể thay đổi.
Khi nào cần sử dụng Proforma Invoice?
PI được sử dụng để: báo giá chính thức cho buyer, làm hồ sơ mở L/C, xin giấy phép nhập khẩu, tính toán chi phí và thuế dự kiến, là cơ sở đàm phán trước khi ký hợp đồng chính thức.
Proforma Invoice có giá trị pháp lý không?
Proforma Invoice KHÔNG có giá trị pháp lý như một hóa đơn thanh toán. Tuy nhiên, nó thể hiện cam kết của người bán về các điều khoản đã nêu và có thể được sử dụng như bằng chứng trong đàm phán.
Ai là người lập Proforma Invoice?
Proforma Invoice do người bán (seller/exporter) lập sau khi nhận được yêu cầu báo giá từ người mua. PI được gửi cho buyer để xác nhận các điều khoản trước khi ký hợp đồng hoặc mở L/C.
Kết luận
Proforma Invoice là công cụ quan trọng trong giai đoạn đàm phán và chuẩn bị hợp đồng, giúp hai bên thống nhất các điều khoản trước khi giao dịch chính thức. Khi đơn hàng được xác nhận, PI sẽ được thay thế bằng Commercial Invoice.
Tìm kiếm đơn hàng xuất khẩu từ buyer quốc tế qua ViRFQ — nền tảng B2B miễn phí cho nhà xuất khẩu Việt Nam.